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Herausforderung

Beim Wechsel der Aufsichtsratsmitglieder im Sommer 2017 wurde entschieden, die Tätigkeit des Aufsichtsrats zu modernisieren. Die Aufsichtsratsarbeit fand bis dahin hauptsächlich mit Unterlagen in Papierform statt. Die Aufsichtsräte wünschten einen modernen 24/7 Zugang zu den Unterlagen in elektronischer Form. Dabei musste aufgrund der Vertraulichkeit der Informationen ein hohes Sicherheitsniveau bei der Arbeit gewährleistet werden.

Lösungsansatz

Der Aufsichtsrat beschloss, von der Papierform zu einer digitalen Arbeitsform überzugehen. Das Unternehmen suchte die beste e-Lösung für diese Arbeit. Die meisten allgemeinen Lösungen für Dokumentenarchivierung, wie SharePoint usw., entsprachen nicht den Sicherheits- und Funktionalitätskriterien des Aufsichtsrats. Nach der Prüfung der Inhalts- und Sicherheitskriterien entschied man sich für die Lösung eAufsichtsrat. Die Hauptgründe waren: Spezialisierte Lösung für Aufsichtsräte, Unterstützung des gesamten Prozesses mit garantiert hoher Sicherheitsstufe, ermöglicht den Aufsichtsratsmitgliedern die Arbeit über Mobilgeräte (Tablets, Smartphones) mit der Möglichkeit, e-Notizen hinzuzufügen. Ein wichtiges Element war auch die schnelle Umstellung und Einsatzbereitschaft; ein durchschnittlicher Aufsichtsrat benötigt für die Einarbeitung nur ca. 20 min. Bei der Umstellung auf die neue Arbeitsweise sorgten wir auch für den gesamten Vorbereitungsprozess, Einarbeitung und schnelle Implementierung des Projekts (Import des Dokumentenarchivs, Einarbeitung der Sekretäre usw.).

Das Unternehmen entschied sich für den gesamten Prozess der Digitalisierung des Aufsichtsrats. Neben der Einführung des eAufsichtsrats wurden den Aufsichtsratsmitgliedern auch iPads zur Erleichterung der Arbeit zur Verfügung gestellt.

Resultate

Vor der Einführung der Lösung wurde die Arbeit des Aufsichtsrats auch Sicherheitsgründen ausschließlich in Papierform abgewickelt. Davor war der Zeitaufwand für die gesamte Vorbereitung, den Dokumentenversand und alle Ergänzungen sehr hoch. Durchschnittlich waren für die Vorbereitung und die Erstellung der Papierunterlagen für jede einzelne Sitzung etwa 2 Tage notwendig. Die Aufsichtsratsmitglieder mussten einen dicken Dokumentenstapel mit zur Sitzung bringen. Für die Vorbereitung wurde viel Zeit für die Informationssuche aus verschiedenen Quellen, Aufzeichnungen und Archiven aufgewandt. Das Dokumentenarchiv des Aufsichtsrats und der Kommissionen wurde hauptsächlich bei diesen Personen aufbewahrt.

Nach der Einführung des eAufsichtsrats gibt es keine Papierunterlagen mehr. Bei den Vorbereitungsarbeiten für die Sitzungen gibt es große Einsparungen. Jetzt können die komplette Vorbereitung und der Versand in etwa 20 Minuten abgewickelt werden. In wenigen Minuten werden alle zusätzlichen Materialien und Ergänzungen verschickt. Die Aufsichtsräte haben jetzt alle Informationen für ihre Arbeit an einer Stelle und haben Zugang über alle Geräte. Die beste Erfahrung der Aufsichtsratsmitglieder liegt insbesondere bei der Anwendung von Tablets. Sie können nun das Material einfach am iPad durchsehen, sich auf die Sitzung vorbereiten, Anmerkungen hinzufügen und alle Informationen im Archiv schnell finden. Abstimmungen bei Onlinesitzungen können schnell per Smartphone durchgeführt werden.