Digitalizacija dela nadzornega sveta Krka, d.d., Novo mesto
Krka, d.d., Novo mesto predstavlja eno izmed največjih in najuspešnejši podjetij pri nas. Že več kot 65 let uspešno uresničuje svoje strateške usmeritve in sledi svojemu poslanstvu in viziji. Uvršča se v vrh generičnih farmacevtskih podjetij v svetu. Intenzivno razvijajo inovativna generična zdravila, t. i. generična zdravila z dodano vrednostjo, ki so plod lastnega znanja. Svoje izdelke prodaja v več kot 70 državah po svetu. V svoji skupini ima 34 družb v Sloveniji in tujini.
Izziv
Ob menjavi članov nadzornega sveta poleti 2017, so želeli posodobit poslovanje nadzornega sveta. Njihovo delo je do takrat večinoma potekalo v papirnati obliki. Nadzorniki so želeli sodobnejši, 24/7 dostop do dokumentacije v el. obliki. Pri tem je bilo zaradi zaupnosti informacij potrebno zagotoviti visoko stopnja varnosti dela.
Pristop
Nadzorni svet je sprejel sklep, da preidejo iz papirnatega na digitalno obliko poslovanja. Družba je iskal najprimernejšo e-rešitve za njihovo delo. Večina splošnih rešitev-odlagališč dokumentov, npr. SharePoint,... ni ustrezala vsem varnostnim in funkcionalnim kriterijem dela nadzornega sveta. Na koncu se je po vsebinskih in varnostnih preverjenih, odločila za rešitev e-Nadzorni svet. Glavni razlogi so bili: specializirana rešitev za delo ns, podprt celoten proces z zagotovljeno visoko stopnjo varnosti, omogočeno delo nadzornikom tudi na mobilnih napravah(tablicah, pametnih tel.) z možnostjo dodajanja e-zapiskov. Pomemben element je bil tudi hiter prehod in začetek dela-povprečni nadzornik se nauči uporabe v cca. 20 min. Ob prehodu na nov način, smo poskrbeli tudi za celoten proces priprave, uvajanja ter hitro implementacije projekta(uvoz arhiva dokumentov, uvajanje sekretarjev,...).
Družba se je odločila za celoten proces digitalizacije dela nadzornega sveta. Poleg uvedbe rešitve e-Nadzorni svet, je predala nadzornikom za lažje delo v uporabo tudi Ipad tablice.
Rezultati
Pred uvedbo rešitve je potekalo delo nadzornega sveta, zaradi varnostnih razlogov, samo v papirnati obliki. Veliko časa se je porabilo za celotna pripravo, tiskanje, pošiljanje dokumentacije in vseh dopolnite. V povprečju so za vse postopke povezane s pripravo papirnate dokumentacije za posamezno sejo potrebovali cca. 2 dni. Nadzorniki so prenašali obsežno dokumentacijo na seje. Za pripravo so porabili več časa za iskanje inf. iz različnih virov, svojih zapisov, arhivu dokumentov,...Arhiv dokumentacije ns in njihovih komisij so hranili večinoma pri sebi.
Po uvedbi rešitve e-Nadzorni svet ni več papirnatega poslovanja. Zelo velik prihranek je pri pripravljalnih delih za seje. Sedaj je celotna priprav in razpošiljanje izvedeno v cca. 20 minutah. V nekaj minutah so poslana tudi vsa dodatna gradiva, dopolnitve. Nadzorniki imajo sedaj vse inf. za svoje delo na enem mestu, dostopne preko vseh naprav. Najboljša izkušnja nadzornikov je ravno pri uporabi tabličnih računalnikov. Sedaj preko ipadov enostavno pregledujejo gradivo, se pripravljajo na sejo, dodajo svoje zapiske ter hitro iščejo vse inf. po celotnem arhivu. Glasovanje na korespondenčni seji lahko hitro izvedejo tudi preko pametnega telefona.
