Case Studies Triglav

Die Versicherung Triglav, d.d. ist die größte Versicherung in Slowenien. Die Triglav-Gruppe ist die führende Versicherungs- und Finanzgruppe in Slowenien und in der Adria-Region sowie eine der führenden Unternehmen in Südosteuropa. Die Gruppe ist auf sieben Märkten in sechs Ländern vertreten. Sie ist bekannt für ihr Wissen, Erfahrungen und ihre hervorragenden Leistungen für Kunden, Mitarbeiter, Aktionäre und andere Beteiligte.

Herausforderung

Die Vision des Mutterkonzerns, d. h. der Versicherung Triglav, d.d., ist es, in allen Bereichen ein Service für alle Tochtergesellschaften und assoziierten Unternehmen der Triglav-Gruppe werden. Einer der wichtigsten Bereiche ist auf jeden Fall die Corporate Governance.

Zunächst sollten die Corporate-Governance-Prozesse in der Muttergesellschaft in den Bereichen Vorstand und Aufsichtsrat modernisiert werden. Nach erfolgreicher Umsetzung der Änderungen in der Muttergesellschaft sollten diese dann auch schrittweise in den Tochtergesellschaften und assoziierten Unternehmen des Konzerns eingeführt werden.

Lösungsansatz

Der Vorstand der Versicherung Triglav d.d. beschloss eine Modernisierung der vorhandenen IT-Lösung zur Unterstützung der Corporate-Governance-Gremien. Zu diesem Zweck wurde im Frühjahr 2017 eine internationale Ausschreibung veröffentlicht, um die beste Lösung zu finden. Im Rahmen der Ausschreibung gingen 10 Angebote von in- und ausländischen Bietern (3) ein. Die Auswahl des Lösungsanbieters erfolgte in drei Runden. In der ersten Runde wurden sechs Bieter ausgewählt, in der zweiten Runde vier und in der dritten Runde zwei Finalisten. Der entscheidende Grund für unsere Lösung war der mobile Client, der die Arbeit mit der Papierdokumentation dank seiner einfachen Bedienung am besten nachahmt.

Resultate

Vor der Einführung der Lösung eVorstandssitzung wurden Unterschriften auf Beschlussvorschlägen in Papierform in zwei Phasen gesammelt. In der ersten Phase wurde der Beschlussvorschlag zur Überprüfung und Unterzeichnung an die zuständigen Direktoren der regionalen Einheiten übersandt. In der zweiten Phase wurde der Beschlussvorschlag dem für den jeweiligen Bereich zuständigen Vorstandsmitglied zur Unterzeichnung vorgelegt. Dieser Unterzeichnungsvorgang dauerte teilweise mehrere Tage lang.

Nach der Einführung der Lösung eVorstandssitzung werden die Beschlussvorschläge in digitaler Form erstellt und umgehend zur Genehmigung versandt. Bereichsleiter und Vorstandsmitglieder genehmigen Beschlussvorschläge über einen mobilen Clienten auf iPad Pro-Tablets. Der gesamte Genehmigungsprozess eines Beschlussvorschlags dauert nun wenige Minuten. Außerdem werden keine Dokumente mehr auf Papier gedruckt.

Der gesamte Prozess, von der Erstellung von Beschlussvorschlägen, Genehmigungen (Beschlüsse, Protokolle und Sitzungen), Einberufung von Sitzungen, Fernwahl, Erstellung von Protokollen und Versendung von Beschlüssen bis hin zur Umsetzung von Entscheidungen erfolgt jetzt viel schneller und reibungsloser. Die Vorbereitung der Sitzung durch die Vorstandsmitglieder und Aufsichtsräte gestaltet sich komfortabler, da sie die Materialien auf den iPads überall und jederzeit einsehen können.