Prehod na brezpapirno poslovanje organov korporativnega upravljanja Zavarovalnice Triglav, d.d.

Zavarovalnica Triglav, d.d. je vodilna zavarovalnica v Sloveniji. Skupina Triglav je vodilna zavarovalna-finančna skupina v Sloveniji in regiji Adria ter ena vodilnih družb v jugovzhodni Evropi. Skupina Triglav posluje na sedmih trgih, v šestih državah. Odlikuje jo znanje, izkušnje in odličnost do strank, zaposlenih, delničarjev in drugih deležnikov

logo

Izziv

Vizija matične družbe tj. Zavarovalnice Triglav, d.d. je, da postane servis za vse odvisne in pridružene družbe Skupine Triglav na vseh področjih. Eno izmed pomembnejših področij je vsekakor korporativno upravljanje.

Najprej so želeli posodobiti procese korporativnega upravljanja v matični družbi na področjih uprave in nadzornega sveta. Po uspešni implementaciji sprememb v matični družbi, pa bi le-te postopoma uvedli še v odvisnih in pridruženih družbah v skupini.

Pristop

Uprava družbe Zavarovalnice Triglav, d.d. je sprejela sklep, da se izvede posodobitev obstoječe informacijske rešitve za podporo organom korporativnega upravljanja. V ta namen so pomladi 2017 objavili mednarodni razpis, s katerim so želeli poiskati najboljšo rešitev. V okviru razpisa so prejeli 10 ponudb tako domačih kot tujih ponudnikov (3). Izbor ponudnika rešitve je potekal v treh krogih. V prvi krog se je uvrstilo 6 ponudnikov, v drugi krog 4 in v tretji krog 2 finalista. Razlog za izbor naše rešitve, je bil mobilni klient, ki s svojo preprosto uporabo najbolj posnema delo s papirnato dokumentacijo.

Rezultati

Pred uvedbo rešitve eSeje, so pripravljavci, na predlogih sklepov v papirnati obliki, v dveh fazah nabirali podpise. V prvi fazi so predlog sklepa v pregled in podpis predložili pristojnim direktorjem območnih enot. V drugi fazi pa so predlog sklepa v podpis predložili pristojnemu članu uprave, ki je zadolžen za področje na katerega se nanaša predlog sklepa. Ta proces podpisovanja je lahko trajal tudi več dni.

Po uvedbi rešitve eSeje, pripravljavci pripravljajo predlog sklepov v digitalni obliki in jih hipno pošiljajo v odobritev. Direktorji območnih enot in člani uprave, predloge sklepov odobravajo preko mobilnega klienta na tablicah iPad Pro. Celotni proces odobritve predloga sklepa sedaj traja nekaj minut. Prav tako ni več tiskanja papirnatega gradiva.

Celotni proces, od priprave predlogov sklepov, potrjevanja (sklepov, zapisnikov in sej), sklicevanje sej, korespondenčnega glasovanja, priprave zapisnikov, pošiljanja odpravkov sklepov ter  realizacije sklepov, je sedaj mnogo hitrejši in bolj tekoč. Priprava na sejo s strani članov uprave in nadzornega sveta je bolj udobno, saj gradivo pregledujejo na tablicah iPad kadarkoli in od kjerkoli.

iPad_Triglav_eNS_HOME